Effektive Meetings sind bereits im Besprechungszimmer ein Herausforderung. Immer noch wird viel Zeit durch schlechte Vorbereitung, mangelnde Moderation und die falsche Einstellung verschwendet. Eine Studie von doodle bringt dazu ein paar interessante Zahlen:

Nearly two thirds (71%) of professionals lose time every week due to unnecessary or cancelled meetings.

The state of meetings report 2019, Doodle

The biggest irritations in meetings are 1) taking phone calls or making texts and 2) people who don’t listen to others

The state of meetings report 2019, Doodle

In virtuellen Meetings wird das verschärft. Die Ursache sind vor allem zwei Punkte:

• Unsere Sinne arbeiten eingeschränkt
• Wir übertragen unsere Arbeitsweise 1:1 

Die Technik im Griff zu haben ist lediglich der erste Schritt. Auch unsere Arbeitsweise und unsere Einstellung müssen wir anpassen.

Wenn aus 5 Sinnen einer wird

Normalerweise nehmen wir unsere Umwelt mit unseren fünf Sinnen wahr: 

• Sehen
• Hören
• Fühlen 
• Riechen 
• Schmecken

Damit arbeiten wir auch in jedem Meeting. Treten wir einer Telefonkonferenz bei, dann wird aus diesen 5 Kanälen einer. Wir hören die anderen Teilnehmer lediglich. Dabei bleiben viele Informationen auf der Strecke!

Erste Maßnahme: Kamera einschalten!

Nutzen wir unsere Kamera in Online Meetings erhöhen wir maßgeblich die Aufmerksamkeit und die Wahrnehmung. Damit das gut funktioniert, helfen diese Tricks:

• Kamera auf Augenhöhe bringen: Das Bild von unten wirkt auf uns seltsam. Wir schauen unsere Gesprächspartner normal nicht von unten an! Daher bringen Sie Ihre Kamera auf Augenhöhe. Entweder mit einer externen Kamera oder sie erhöhen die Standposition Ihres Laptops. 
• Schau mir in die Augen: Wollen wir unseren Gesprächspartnern in die Augen blicken, dann müssen wir in die Kamera schauen. Sonst schauen wir an ihnen vorbei. 
• Hintergrund ausblenden: Manche Teilnehmer wollen ihren Hintergrund nicht in Meetings einblenden. Hierfür gibt es inzwischen technische Möglichkeiten! Werkzeuge wie Teams oder Zoom können den Hintergrund automatisch weich zeichnen oder ein Bild überblenden.

Auch das Fühlen können wir in den virtuellen Raum (teilweise) wieder aktivieren. Hier helfen Werkzeuge für die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten. Teilnehmer denken und fühlen besser mit, wenn sie in den Prozess der Entstehung miteinbezogen werden. Das gelingt zum Beispiel durch die Freigabe des iPad-Bildschirms in Zoom: Hier können wir mit dem Apple Pencil auf dem Tablet malen und das Bild wird direkt in die virtuelle Konferenz übertragen!

Teilnehmer aktivieren

In normalen Meetings verstecken sich Teilnehmer auch manchmal hinter ihrem Bildschirm. Meist ist allerdings der soziale Druck so groß, dass zumindest die meiste Zeit Aufmerksamkeit gezeigt wird.

In Online-Meetings – gerade wenn die Kameras aus bleiben – versinken die Teilnehmer schnell im Multitasking mit anderen Themen. Mails checken, Inbox aufräumen, Urlaub buchen.. Als Organisator müssen wir hier gegensteuern! 

Hier einige Techniken, die helfen, alle Teilnehmer einzubeziehen:

Wechselnde Rolle: Die unterschiedlichen Rollen im Meeting können in einer Sitzung geplant getauscht werden. So ist jeder Teilnehmer einmal Moderator, Protokollführer oder Time Keeper. 

Direkte Ansprache: Teilnehmer direkt ansprechen und nach ihrer Meinung fragen. Die direkte Ansprache bringt Teilnehmer wieder zurück zum Thema. Tipp: Manche Meeting-Werkzeuge zeigen sogar an, wenn der Teilnehmer eine andere Applikation in den Vordergrund bringt.

Checkpoints einrichten: Mehr noch als normale Besprechungen brauchen Online-Meetings eine klare Struktur. Hierzu zählt auch, nach jedem Thema bewusst die Punkte zusammenzufassen und alle wieder abzuholen. Dabei erhält auch jeder die Möglichkeit sich noch mal einzubringen. 

Mehr als Technik

Klar – die Technik muss laufen. Schlussendlich entstehen nur dann effektive Meetings, wenn

• funktionierende Technik
• mit den richtigen Methoden und
• dem passenden Mindset kombiniert werden. 

Mehr dazu lesen Sie auch in dem Artikel von Markus Kammermeier, der im März 2020 bei Golem.de erschien: https://www.golem.de/news/virtuelle-zusammenarbeit-wie-online-meetings-nicht-zur-zeitverschwendung-werden-2003-147146.html

Spickzettel

Die wichtigsten Tipps und Tricks haben wir in einem Spickzettel zusammengefasst: