Neulich beim Kunden konnte ich einen Blick auf einen bemerkenswerten E-Mailverkehr werfen: Ein Mitarbeiter schickt eine E-Mail an sieben interne Kollegen mit einem Video als Anhang. Größe des Anhangs belief sich auf 867 MB.
Warum ist das ein Problem? Diese E-Mail liegt jetzt in acht Postfächern auf demselben Exchange Mailserver. D.h. diese E-Mail belegt auf dem Server knapp 7.000 MB = 7 GB Speicherplatz. Bei einer Nachricht kein Problem; tritt so ein Fall häufiger auf – und das tut er – wird so richtig viel Speicher vollkommen nutzlos verbraucht. Und das kostet am Ende wieder Geld.
Die IT könnte jetzt Regeln für die maximale Größe von Mails einführen. Das ist leider keine nachhaltige Lösung. Daher hier noch mal eine kurze Aufklärung über Dateigrößen.
Dateien auf einem PC brauchen Platz – genauso wie geschriebene Wörter Platz auf einem Blatt Papier benötigen. Viele Blätter werden ein Buch, viele Bücher werden ein Regal, viele Regale werden eine Bibliothek. Umso mehr wir aufschreiben, umso mehr Platz brauchen wir. Bei Dateien ist es ähnlich: kleine Dateien (ein elektronisches Dokument, ein kleines Bild, …) brauchen wenig Platz, große Dateien (ein Video, eine Musik-CD, …) brauchen mehr Platz. PCs arbeiten intern mit dem binären Zahlensystem, d.h. auf einer sehr fundamentalen Ebene kennen PCs nur die Zahlen 0 und 1. Jede Datei wird als eine lange Folge von 0 und 1 abgebildet. Die PC kennt Methoden, um Videos, Dokumente und Wörter in Nullen und Einsen umzuwandeln – und umgekehrt. So wird beim Speichern einer Textdatei mit dem Inhalt „HALLO“ daraus ein langer Strom in dieser Art: „0111101000110110011….“. Jede Ziffer in diesem Strom belegt genau einen Platz – ein Bit. Immer 8 Ziffern werden zusammengefasst zu einem Byte. Ein digitaler Musiktitel hat ungefähr 3.500.000 Byte. Eine DVD bietet Platz für 4.700.000.000 Byte. Meist wird bei der Darstellung mit Einheitenvorsätzen gearbeitet (siehe Tabelle):
| 1.000 Byte | Tausend | 1 Kilo-Byte |
| 1.000.000 Byte | Million | 1 Mega-Byte |
| 1.000.000.000 Byte | Milliarde | 1 Giga-Byte |
| 1.000.000.000.000 Byte | Billion | 1 Tera-Byte |
Um die Relationen besser zu verstehen nehmen wir noch mal das Beispiel mit der E-Mail: 867 MB sind 6.936.000.000 Bit. Ein in 2018 üblicher DSL-Anschluss bietet eine Leistung von 16.000.000 Bit / Sekunde. Damit braucht diese E-Mail theoretisch 433 Sekunden, um über einen DSL-Anschluss verschickt zu werden. Das sind immerhin gut 7 Minuten! E-Mail ist hier das falsche Werkzeug. Als würde man den Keller eines Hauses mit dem Spaten ausheben wollen – hier kommt auch der Bagger angefahren.
Große Dateien intern am besten auf einem gemeinsamen Laufwerk ablegen und diese Information weiterleiten. Oder die Optionen zur Dateifreigabe in den Office-Anwendungen nutzen. Werden große Dateien mit externen Partnern ausgetauscht verwendet man am besten Online-Speicher, die von der zentralen IT oder Anbietern wie Dropbox oder Google bereitgestellt werden.
Dazu dann in der kommenden Woche mehr!